En gammel maskin i en eske i skapet er ikke tom for data: den er full av den. Disken har fortsatt kundelister, e-poster, lagrede passord og mapper fra folk som sluttet for tre år siden.
“Den er ikke lenger i bruk” sletter ingenting.
De fleste virksomheter har god kontroll på innkjøp og drift. Det er når utstyret skal ut at rutinene ikke alltid følges: maskinen havner på lager, sendes med på hjemmekontor, eller kjøres til gjenvinningsstasjonen som vanlig EE-avfall. Det er ikke slik det skal være.
Personopplysningsloven krever kontroll på opplysningene så lenge de finnes, og sletting så snart det ikke lenger er grunn til å beholde dem. Det gjelder også bærbare PC-er som står glemt i et skap.
Det er som regel følgende vaner som skaper problemer:
- Formatere i Windows og kalle det sletting.
Vanlige gjenopprettingsverktøy henter filene tilbake på minutter. - Skru ut disken og legge den i en eske “til senere”.
Senere kommer sjelden, og esken samler stadig flere navn. - Kjøre hele PCen til gjenvinning uten dokumentasjon.
Da mistes hele forvaringskjeden, inkl. dokumentasjon på at dataene faktisk er slettet.
RenIT merker utstyret batchvis, klassifiserer hver enhet, og kjører Clear, Purge eller Destroy ut fra hva mediet tåler og hva behovet krever. Resultatet er full oversikt.
For nyere maskiner er det ofte en gjenbruksverdi som trekker ned kostnaden.
Ikke la neste runde med utskifting ende i et skap.